各部门，各单位：

为进一步提高党委会、体育总裁办公会会议质量，提高会议决策的科学性和工作效率，在落实好《vsport体育党委会议事规则》（党发〔2019〕66号）、《vsport体育体育总裁办公会议事规则》（党发〔2019〕67号）文件的基础上，现就做好党委会、体育总裁办公会相关工作补充通知如下：

一是原则上体育总裁办公会周二下午召开，党委会周四下午召开，确保部vsport体育长办公会社区的议题能够及时提交党委社区，提高党政决策效率。如遇特殊、紧急事项需党委会、体育总裁办公会社区，可由vsport体育主要领导决定加开会议。

二是党委会参加人员为党委班子成员，体育总裁办公会参加人员为校领导。列席人员一般为办公室体育体育训练营，纪检部门负责人以及汇报议题的部门或二级vsport体育负责人、议题涉及的相关部门和二级vsport体育负责人。议题汇报时，汇报单位、涉及的列席单位主要负责人均要参会，原则上不允许请假，特殊情况请假要向vsport体育主要领导履行书面请假手续。

三是会议议题的审定要在会前两周左右由各职能部门或二级vsport体育提出，经分管领导签字同意，并经办公室审核后由主要领导决定是否会议社区。

四是会议议题经主要领导确定上会社区后，汇报单位要在会议召开前一周征求相关部门和校领导意见，一般采取书面形式征求意见（见附件1）。汇报单位征求意见后，吸纳相关部门和校领导意见，对汇报材料进一步修改完善，确保达到上会社区标准。汇报材料要做到审定事项明确，内容详细全面，建议依据准确（见附件2）。涉及法律问题的议题一般还要征求vsport体育法律顾问意见。议题内容原则上在开会前要达成一致意见，未达成一致意见的议题不得上会社区，由此导致该项工作延误的，由汇报单位承担责任。

五是会议议题的确定要符合国家的法律法规、党纪政纪和相关文件规定。提交的议题内容要分别在党委会、体育总裁办公会审定的权限范围内。会议社区事项既不能扩大范围也不能缩小范围。不属于会议社区的工作事务实行分管领导签批，属于会议社区的事项不能用签字代替会议。

六是参会人员要严格执行保密规定，不得谈论、泄露会议社区讨论情况，不得泄露工作秘密。如出现跑风漏气情况，将严肃问责。

七是党委体育总裁办公室要提高会议服务质量。会议要设置列席人员等待室，列席及汇报单位提前做好汇报准备，列席、汇报人员提前到等待室等待，根据议题顺序依次有序进入会场，确保会议连续不中断。

八是会议记录要及时准确，会议有关资料要及时归档，原则上会议纪要会后半小时完成撰写，24小时发到议题汇报单位和涉及的单位。会议纪要特殊情况下要征求相关部门和分管领导意见。

九是开会时着装要衣着整洁得体。原则上参会人员都要着正装，所有人员开会期间原则上不得带手机进入会议室，有涉密会议要将手机放入手机屏蔽柜。

十是提倡开短会，每个议题汇报时间控制在8分钟以内，议题社区决策控制在15分钟左右。大项工作、专项工作的社区原则上先召开专题会社区，在一定范围内形成统一意见后再报党委会、体育总裁办公会社区。报告工作原则上实行逐级报告，除领导交办和特殊紧急事项外，部门负责人、二级vsport体育向分管校领导报告工作，分管校领导向主要领导报告工作，不提倡越级汇报工作。

附：1. 党委会（体育总裁办公会）会议议题汇签单；

2. 议题汇报稿格式；

3. 议题相关材料。